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Nf-e de Estorno: O que é e como emitir

Documentos fiscais com dados equivocados podem causar problemas na administração fiscal e tributária das empresas devido à divergências na transmissão de informações para a Receita Federal.

Mesmo com atenção e cuidado, é normal que falhas aconteçam no momento de preencher códigos e alíquotas. Para essas situações, a legislação prevê alguns mecanismos para que o contribuinte faça a correção desses dados, que influenciam diretamente no controle do estoque e no pagamento dos impostos.

A nota fiscal de estorno, por exemplo, é uma alternativa viável para situações em que o prazo de cancelamento já expirou. Esse documento permite que os tributos lançados na primeira nota que será estornada gerando um novo documento sejam compensados.

Veja, abaixo, quais são as regras da NF-e de Estorno e como emiti-la.

É possível realizar o estorno da nota fiscal?
O estorno da nota fiscal é a opção para os casos em que o prazo para outras alternativas, como o cancelamento da NF-e ou o envio da carta de correção eletrônica já expiraram. Nessas situações, é possível realizar o estorno da nota.

Mas, atenção: o estorno só pode ser feito se a mercadoria ainda não circulou. Essa medida é importante porque a emissão dos documentos fiscais influencia na contagem dos impostos mensais da empresa, que serão cobrados considerando os lançamentos autorizados. Por esse motivo, é tão importante manter a gestão fiscal em dia.

Se a correção não for feita, pode haver divergências entre as informações enviadas à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e o estoque real da empresa, abrindo brechas desnecessárias para problemas com o fisco.

Como emitir a NF-e de estorno?

Antes de efetuar o estorno da NF-e é fundamental que a mercadoria não tenha entrado em circulação.

Pensar no caminho inverso da circulação de mercadorias e de serviços ajuda a compreender o funcionamento da NF-e de estorno, que envolve, inicialmente, a emissão de uma nota fiscal de compra.

Em seguida, selecione a finalidade da NF-e de ajuste (campo FinNFe); informe a natureza da operação (estorno de NF-e não cancelada no prazo legal. Depois, preencha o campo explicando o motivo do estorno do documento fiscal, digite a chave de acesso e os demais dados dos produtos ou serviços da nota estornada.

Fique atento ao campo do Código Fiscal de Operações (CFOP): informe os códigos inversos ao da NF-e original. Se for de remessa, utilize CFOP de retorno equivalente; se for uma venda, utilize um CFOP de compra equivalente.

Regras para emitir a nota fiscal de estorno
As regras para emitir a nota fiscal de estorno variam de Estado para Estado, porém, de modo geral, é preciso que, primeiramente, o status da NF-e que será estornada tenha sido autorizado.

A NF-e de estorno poderá ser feita somente nos casos em que o produto ainda não saiu do local em direção ao cliente, ou seja, não foi transportado ou nos casos em que o serviço não foi prestado.

Outra regra desse documento fiscal é que só é permitido nos casos em que o prazo para fazer a nota fiscal de cancelamento já expirou, que costuma ser de 24 horas após a autorização.

Quando e por que usar o estorno de nota fiscal?
A NF-e de estorno é emitida quando há erros nas informações transmitidas às SEFAZ que precisam ser corrigidas antes da circulação da mercadoria ou da execução da prestação de serviços.

Utilizá-la é uma forma de garantir o retorno do produto ao estoque da empresa e garantir que a cobrança de impostos seja feita de forma correta.

Estorno de venda x Devolução de venda x Cancelamento
É muito comum haver confusão entre as operações de estorno da venda com a devolução da venda. São situações diferentes para o fisco, que rejeita a autorização de NF-es emitidas com código de ajuste (3) se houver código de devolução de mercadoria (4).

O cancelamento deve ser a primeira opção do emitente, caso esteja dentro das 24 horas permitidas e também das regras definidas pelo Estado.